شرح عملکرد کلی نرم افزار حسابداری شخصی یک طرفه

صفحه اصلی نرم افزار حسابداری شخصی یک طرفه

همانگونه که میدانید یکی از ارکان و پایه های موفقیت در زندگی کاری و شخصی، مدیریت مناسب در امور مالی میباشد زیرا بسیاری از شرکتها، موسسات و همچنین افراد، با داشتن مدیریت در امور مالی با موفقیت های زیادی در کار و زندگی مواجه شده اند و در مسیر پیشرفت هر چه بیشتر قرار دارند. برای این منظور ، می بایست با علم و فن حسابداری آشنا شد.

برای متبحر شدن در علم و فن حسابداری باید زمان زیادی را صرف کرد زیرا همانگونه که میدانید علم و فن حسابداری، یکی از پیچیده ترین علوم میباشد .
بهمین منظور ما اقدام به ساده سازی حسابداری نمودیم تا تمامی افرادیکه با حسابداری آشنایی ندارند و از روبرو شدن با آن واهمه دارند، براحتی و بدون داشتن دانش حسابداری بتوانند با آن امور مالی خود را انجام دهند و قدم مثبتی برای سر و سامان دادن به زندگی خود بردارند.

یکی از ارکان و پایه های موفقیت در زندگی کاری و شخصی، مدیریت مناسب در امور مالی میباشد.

تعریف طرف های حساب در نرم افزار حسابداری شخصی یک طرفه

در زندگی روزمره هر فرد از نظر مالی، با شركتها، افراد، فروشگاهها، بانكها و غیره ارتباط دارد كه در هر ارتباط مبلغی را دریافت و یا پرداخت مینماید كه اصطلاحا به آنها “طرف حساب” یا طرف معامله میگویند. در این نرم افزار قسمتی بنام تعریف نام حساب وجود دارد كه در آن میتوان طرف حسابهای خود را تعریف و ثبت نمود.تقریبا میتوان گفت كه در این قسمت “سرفصل های حساب ها” تعریف میشوند.

برای تعریف طرف حساب باید کلید جدید را بفشارید و در صفحه ظاهر شده نام، آدرس و تلفن مربوطه را وارد نمائید.

* توجه : هر طرف حساب دارای كد شناسایی خواهد بود كه بطور اتوماتیك خود نرم افزار آنرا تولید مینماید.

برای اصلاح نام طرف حسابهای تعریف شده، روی ردیف مورد نظر، دو بار کلیک کنید و یا با فشردن کلید ویرایش و وارد کردن کد ردیف و فشردن کلید Enter، میتوان به اصلاح مشخصات طرف حساب مورد نظر اقدام نمود.

برای حذف نام یک طرف حساب با فشردن کلید حذف و وارد کردن کد ردیف و فشردن کلید Enter، میتوان به حذف طرف حساب مورد نظر اقدام نمود.

* توجه : همانگونه که دیده میشود ما سعی کردیم که عمل حذف کمی مشکل باشد تا کاربر سهوا به حذف طرف حسابهای خود نپردازد.

تعریف گروه های حساب در نرم افزار حسابداری شخصی یک طرفه

هر تراکنش مالی با طرف حسابها میتواند به گروههایی تقسیم بندی گردد.

مثال 1: ممكن است ما با فردی بنام آقای احمدی در رابطه با دو پروژه مختلف کار کنیم(مثلا پروژه های شماره 1 و 2)، بنابراین در قسمت گروه حساب ها، دو گروه حساب : پروژه 1 وپروژه 2 را تعریف میکنیم. هر زمان که دریافتی و یا پرداختی با آقای احمدی در رابطه با پروژه های 1 و 2 داشتیم، در قسمت گروه حساب ها، پروژه مربوطه را انتخاب میکنیم که عملا تراکنش به آن بسته میشود و هر موقع بخواهیم میتوانیم از قسمت گزارشات، گزارش گروه بندی شده برای هر طرف حساب بگیریم که در آن تمام دریافتی/پرداختی ها هر گروه حساب بتفکیک مشخص خواهند شد. مثال 2: در صورتیکه بخواهیم تمامی درآمدها و هزینه ها را گروه بندی و به تفکیک گزارش گیری کنیم، باید در قسمت تعریف گروه های حساب، دو گروه حساب بنام های درآمد و هزینه تعریف کنیم. در نتیجه هر تراکنشی که باعث افزایش درآمد شود را به گروه حساب درآمد، مرتبط خواهیم کرد و برعکس تمام هزینه ها را به گروه حساب هزینه ها وابسته خواهیم نمود. بدین ترتیب وقتی گزارشی بر حسب گروه های حساب بگیریم تمام تراکنش های درآمد و هزینه بتفکیک نمایش داده خواهند شد.

* توجه: استفاده از قسمت گروه حسابها و وابسته كردن هر تراکنش به یك گروه حسابها الزامی نیست، اما در صورتیكه این مورد رعایت گردد، میتوان در قسمت گزارشات مالی، گزارشات دقیق و طبقه بندی شده ای را بدست آورد.

ورود و ویرایش اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری شخصی یک طرفه

برای ورود اطلاعات مالی دو دكمه در منوی اصلی وجود دارد كه عبارتند از :

1- ورود اطلاعات مالی برای هر طرف حساب

2- ورود اطلاعات مالی بصورت روز به روز

كه در زیر بشرح هریك از موارد فوق میپردازیم:

الف – ورود اطلاعات مالی برای هر طرف حساب

با انتخاب این قسمت پنجره ای ظاهر میگردد كه باید از قسمت انتخاب طرف حساب، طرف حسابی را میخواهید اطلاعات مالی مربوط به او را وارد كنید، از لیست طرف حسابها، انتخاب كنید. (البته میتوانیدبجای این كار، كد طرف حساب را وارد نمائید و یا با فشردن کلید جستجوی طرف حساب، سریعا حساب مورد نظر را پیدا کنید).

آنگاه با فشردن روی كلید جدید، پنجره ای ظاهر میگردد كه دارای پنج قسمت میباشد:

شناسه – تاریخ – شرح عملیات مالی – بدهكار – بستانكار – گروه حساب و یادداشت

شناسه را خود سیستم بطور اتوماتیك تولید میكند. از كد برای اصلاح یا حذف اطلاعات میتوان استفاده كرد. با وارد كردن تاریخ مورد نظر (یا انتخاب تاریخ از طریق تقویم) و همچنین در قسمت شرح، باید شرحی از معامله یا داد و ستد انجام شده را وارد كنیم.

توجه: میتوانید با فشردن دكمه ای كه روی تیتر شرح عملیات مالی وجود دارد (دکمه عبارات تکراری) . از لیست ظاهر شده كه حاوی شرح های مالی میباشد، برروی جمله مورد نظر رفته و با فشردن كلید ماوس آنرا انتخاب مینمائیم. مورد انتخاب شده، در قسمت شرح قرار خواهد گرفت و در صورتیکه لازم باشد میتوان کلماتی به آن اضافه و یا کم کرد). بدین ترتیب میتوان از زحمت تایپ شرح عملیات مالی رهایی یافت.

  • در صورتیكه به طرف حساب خود پول یا كالا پرداخت كرده ایم بنابراین طرف حساب بدهكار میباشد و باید در ستون بدهكار، مبلغ مورد نظر را وارد كنیم.
  • در صورتیكه از طرف حساب خود پول یا كالا دریافت كرده ایم بنابراین طرف حساب بستانكار میباشد و باید در ستون بستانكار، مبلغ مورد نظر را وارد كنیم.
  • در صورتیكه مایل باشید میتوانید عملكرد مالی وارد شده را به یك گروه حساب خاص ببندیم . برای این منظور از لیست گروه حساب، گروه مورد نظر را انتخاب مینمائیم.
  • در صورتیكه توضیح اضافه ای را بخواهیم در مورد عملكرد مالی، وارد نمائیم از قسمت یادداشت استفاده مینمائیم.
  • با فشردن كلید ذخیره، اطلاعات ذخیره خواهد شد.

توجه: در قسمت ورود اطلاعات مالی، جمع كل بدهكار و بستانكار – جمع كل مانده بدهكار و بستانكاررا میتوان مشاهده كرد.

ب – ورود اطلاعات مالی بصورت روز به روز (برای طرف حسابهای مختلف) :

با انتخاب این قسمت پنجره ای ظاهر میگردد كه در قسمت تاریخ، تاریخ روزی را كه مایل هستیم اطلاعات مالی مربوط به آن روز را وارد كنیم، وارد میكنیم. در صورتیكه روی كلید ت با اشاره گر ماوس بفشاریم، تاریخ روز در قسمت تاریخ وارد خواهد شد و برای شروع كار كلید Enter را میفشاریم. آنگاه با فشردن روی كلید جدید، پنجره ای ظاهر میگردد كه دارای هفت قسمت : كد – كدطرف حساب – شرح عملیات مالی – بدهكار – بستانكار – گروه حساب و یادداشت میباشد. كد را خود سیستم بطور اتوماتیك تولید میكند. از كد برای اصلاح یا حذف اطلاعات میتوان استفاده كرد. از قسمت انتخاب طرف حساب، طرف حسابی را میخواهید اطلاعات مالی مربوط به او را وارد كنید،از لیست طرف حسابها، انتخاب كنید.(البته میتوانیدبجای این كار، كد طرف حساب را وارد نمائید). در قسمت شرح، باید شرحی از معامله یا داد و ستد انجام شده را وارد كنیم. توجه: میتوانید با فشردن دكمه ای كه روی تیتر شرح عملیات مالی وجود دارد، از لیست ظاهر شده كه حاوی شرح های مالی میباشد، برروی جمله مورد نظر رفته و با فشردن كلید ماوس آنرا انتخاب مینمائیم. مورد انتخاب شده، در قسمت شرح قرار خواهد گرفت . بدین ترتیب میتوان از زحمت تایپ شرح عملیات مالی رهایی یافت.

  • در صورتیكه به طرف حساب خود پول یا كالا پرداخت كرده ایم بنابراین طرف حساب بدهكار میباشد و باید در ستون بدهكار، مبلغ مورد نظر را وارد كنیم.
  • در صورتیكه از طرف حساب خود پول یا كالا دریافت كرده ایم بنابراین طرف حساب بستانكار میباشد و باید در ستون بستانكار، مبلغ مورد نظر را وارد كنیم.
  • در صورتیكه مایل باشید میتوانید عملكرد مالی وارد شده را به یك گروه حساب خاص ببندیم . برای این منظور از لیست گروه حساب، گروه مورد نظر را انتخاب مینمائیم.
  • در صورتیكه توضیح اضافه ای را بخواهیم در مورد عملكرد مالی ، وارد نمائیم از قسمت یادداشت استفاده مینمائیم.
  • با فشردن كلید ذخیره، اطلاعات ذخیره خواهد شد.

توجه: در قسمت ورود اطلاعات مالی، جمع كل بدهكار و بستانكار – جمع كل مانده بدهكار و بستانكاررا میتوان مشاهده كرد.

ورود اطلاعات چكهای صادره – وارده در نرم افزار حسابداری شخصی یک طرفه:

در این قسمت قادر خواهید بود به ورود، اصلاح، حذف اطلاعات چكهای صادره و وارده بپردازید . همچنین قادر خواهید بود تا زمان یادآوری سررسید چكها را نیز مشخص نمائید و همچنین مرتب سازی بر حسب : نام بانك، گیرنده چك، دهنده چك، تاریخ سررسید، وضعیت چك – گزارشگیری – جستجو در اطلاعات چكها نیز خواهید بود

تعریف جملات تكراری

این نرم افزار دارای قسمتی است بنام “ تعریف جملات تكراری” كه میتوان در آنجا عبارات و شرح داد و ستدهای مالی را یكبار تایپ كرد و در هنگام ورود اطلاعات مالی از آنها استفاده كرد. بدین ترتیب میتوان از زحمت تایپ شرح عملیات مالی رهایی یافت.

گزارشات مالی در نرم افزار حسابداری شخصی یک طرفه

با توجه به ورود اطلاعات عملكردهای مالی برای طرف حسابهای مختلف، در این قسمت میتوانیم گزارشات مورد نیاز خود را بر روی صفحه تصویر یا چاپگر مشاهده نمائیم. این گزارشات عبارتند از:

  • گزارشات ریز حسابها با كلیه طرف حسابها دریك محدوده زمانی – با امكان مشخص كردن گروه حساب خاص
  • گزارشات ریز یك حساب خاص دریك محدوده زمانی – با امكان مشخص كردن گروه حساب خاص
  • گزارشات خلاصه حسابها با كلیه طرف حسابها دریك محدوده زمانی – با امكان مشخص كردن گروه حساب خاص
  • گزارش اسامی طرف حسابها
  • گزارش بدهكاران
  • گزارش بستانكاران
  • گزارش از اطلاعات آرشیو شده
  • گزارش سررسید چك های صادره (كلی مرتب بر اساس تاریخ)
  • گزارش سررسید چك های صادره (به تفكیك روز )
  • گزارش سررسید چك های وارده (كلی مرتب بر اساس تاریخ)
  • گزارش سررسید چك های وارده (به تفكیك روز

ما اقدام به ساده سازی حسابداری نموده ایم تا تمامی افرادیکه با حسابداری آشنایی ندارند و از روبرو شدن با آن واهمه دارند، براحتی و بدون داشتن دانش حسابداری بتوانند با آن امور مالی خود را انجام دهند و قدم مثبتی برای سر و سامان دادن به زندگی خود بردارند.